Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Karjalazet Nuoret Suomes – Karjalaiset Nuoret Šuomešša ry.
Yhteyshenkilö yhdistyksen sihteeri ja jäsenrekisterinhoitaja Laura Hirvonen.
Osoite: Sammonkatu 28 A 36, 33540 Tampere.
Sähköposti: lauramarjukka@gmail.com
Puh: 0400560470.

2. Rekisterin nimi
Karjalazet Nuoret Suomes – Karjalaiset Nuoret Šuomešša ry: jäsenrekisteri

3. Rekisteröidyt
Yhdistyksen varsinaiset jäsenet, seniorijäsenet ja kannatusjäsenet.

4. Käsiteltävät henkilötiedot
Nimi
Syntymäaika
Kotikunta
Sähköpostiosoite
Postiosoite (jos annettu)
Puhelinnumero (jos annettu)
Vapaamuotoinen esittely jäsenhakijan Karjala-yhteyksistä
Yrityksen tai yhdistyksen nimi (jos kannatusjäseneksi liittyjä on yritys tai yhdistys)

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu henkilön itsensä jäsenhakemuksessa antamaan suostumukseen.

Pakollisia tietoja hakulomakkeella ovat lakisääteisesti nimet ja kotikunta, sekä yhdistyksen puolesta jäsenryhmän määrittämistä varten syntymäaika ja omat Karjala-yhteydet.

Jäsenten sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot kerätään yhdistyksen sisäistä tiedottamista varten. Näistä sähköpostiosoite, tai sen puuttuessa postiosoite, on pakollinen. Puhelinnumeron antaminen on vapaaehtoista ja puhelinnumeroa käytetään tiedotuksessa vain, jos henkilö on itse antanut siihen luvan jäsenhakemuksessa. Pääasiassa tiedottaminen hoidetaan sähköpostitse.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään jäsenhakemuksesta, jonka hakija itse täyttää ja hyväksyy tietojen tallennuksen.

7. Tietojen luovutus ja siirtäminen
Jäsenrekisterinhoitaja voi luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja toiselle yhdistyksen hallituksen jäsenelle perustellusta, yhdistyksen toimintaan liittyvästä syystä.

Yhdistyksen hallituksen ulkopuolisille tahoille henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisteröityjen erikseen kysytyllä suostumuksella. Tällaisia tilanteita voisivat olla esimerkiksi haastattelu-, tutkimus- tai muut vastaavat yhteistyöpyynnöt. Tietoja ei siirretä EU/ETA-maiden ulkopuolelle, paitsi poikkeuksena ulkomailla asuville hallituksen jäsenille perustellusta, yhdistyksen toimintaan liittyvästä syystä.

8.  Tietojen suojaus
Henkilötietoja säilytetään yhdistyksen jäsenrekisterinhoitajan salasanasuojatulla tietokoneella.

9. Tietojen käsittelyn kesto
Henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä jäsenhakemuslomakkeen täyttämishetkestä jäseneksi hyväksymiseen ja siitä eteenpäin koko sen ajan, kun henkilö on yhdistyksen jäsen. Eronneen tai erotetun jäsenen henkilötiedot poistetaan rekisteristä. Jäsenen katsotaan eronneen, kun hän ilmoittaa eroavansa tai kun hän jättää jäsenmaksun maksamatta kahtena vuonna peräkkäin.

10. Tietojen käsittelijät
Tietoja käsittelee yhdistyksen jäsenrekisterinhoitaja ja tarvittaessa perustellusta, yhdistyksen toimintaan liittyvästä syystä muut yhdistyksen hallituksen jäsenet.

Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Yhdistyksen jäsenrekisterin tietojenkäsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

12. Rekisteröityjen oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskien:

Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.

Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.

Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.

Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

13. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdassa yksi (1) nimetylle yhteyshenkilölle.

14. Muutokset tietosuojaselosteessa
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida niistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla asiasta ilmoituksen yhdistyksen verkkosivuille (www.karjalazet.fi). Suosittelemme, että käytte säännöllisesti verkkosivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.